balans4Een top-productieve dag? Dat was het gisteren in ieder geval NIET! Ik beleefde weer eens zo’n dag waarop ik veel minder bereikte dan ik eigenlijk wilde, zo’n dag die tergend langzaam voorbijgaat en waarbij ik achteraf het idee had: wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag? Met als gevolg dat ik me ontevreden voelde en niet echt blij. Herken je dat, heb jij ook wel eens zulke dagen? Ik gelukkig bijna niet meer, dat komt omdat ik de 3 geheimen van een top-productieve dag ken en die deel ik hier graag met je. Zo kan ik mezelf ook weer herinneren te blijven doen wat me helpt en niet in de valkuil te stappen van oud-gedrag.

Tip 1. Stel een planning op met tijdlijn

Dit weet je natuurlijk al lang. Maar uit eigen ervaring (gisteren nog!) weet ik dat het maar al te verleidelijk is om ’s ochtends je computer op te starten en te beginnen met de makkelijkste actie: het openen van je mailbox. Een enorme valkuil, maar wees eens eerlijk, hoe vaak trap je daar niet toch in? Gisteren was ik op tijd aan de slag, zo rond 7.45 uur, maar anderhalf uur later, het was al na 9.15 uur, zat ik nog steeds in mijn e-mail. Daar zaten natuurlijk nuttige en direct aan het werk gerelateerde mailtjes tussen, zeker, maar ook mailtjes met interessante verwijzingen naar (korte) filmpjes op Youtube. Leuk, maar niet wat ik eigenlijk wilde doen. Gevolg: een behoorlijk onbestemd en ontevreden gevoel en dat terwijl de ochtend niet eens halverwege was!

Wat ik had moeten doen: op basis van mijn planning op hoofdlijnen van de avond ervoor starten met het maken van een tijdsindeling van de gehele (werk)dag met een goede inschatting van de benodigde tijd per onderdeel. Hierin zou dan ook de actie ‘beantwoorden mail’ komen te staan, maar zeker niet op de 1e plek!

En dan simpel starten met prioriteit 1, de belangrijkste activiteit.

 

Tip 2. Maak prioriteit 1 af voordat je naar prioriteit 2 gaat

Ook deze tip is natuurlijk een enorme open deur. Maar kijk eens echt goed naar jezelf: hoe vaak doe je dat nu écht? Komt het niet toch wel eens voor dat je, terwijl je aandacht even wat afneemt, toch de wat kortere of makkelijkere acties ‘er even tussendoor‘ doet? En dat je dan merkt dat je focus minder wordt en je aandacht versnipperd raakt? Dat kost uiteindelijk veel energie en komt je productiviteit niet ten goede.  Dus start met je prio 1, houd vol, leid jezelf niet af en maak deze helemaal af vóórdat je naar je tweede actie gaat.

 

Tip 3. Houd het heft van je activiteiten in eigen hand

Herken je dat de dag, zoals ik dat noem, ‘zich uitbreidt‘? Dat wil zeggen, dat activiteiten toch net iets langer duren dan voorzien of dat er iets tussendoor komt (een collega die een ‘korte’ vraag stelt waar je achteraf toch 20 minuten mee bezig bent of een onverwacht telefoontje dat ineens al je aandacht vereist) of dat een afspraak net iets anders loopt dan verwacht. Ook dat overkwam mij gisteren. Ik zou om 10.00 uur gebeld worden voor een telefonische afstemming over een voorstel. Ik had me een half uur van tevoren voorbereid en zat geheel klaar voor het telefoontje. Echter, om 10.00 uur, geen oproep. Uiteindelijk werd ik, met de nodige excuses, pas om 10.25 uur gebeld. Maar ja, wat doe je dan in de tussentijd? Ik heb mijn aandacht niet op iets nieuws gericht, want ik kon elk moment gebeld worden. Kortom, een half uurtje nutteloze tijd.

Dit kun je voorkomen door het heft in eigen hand te houden, in mijn voorbeeld dus zorgen dat ik zelf bel. Zelf je tijdsindeling en je prioriteit te stellen en niet afhankelijk te zijn van anderen. En dan niet alleen plannen, maar je er ook aan houden en het gewoon DOEN! Het effect is dat je dag ‘momentum‘ of vleugels krijgt. Zaken gaan sneller; je krijgt steeds meer energie en het voelt geweldig dat je al zoveel afgerond hebt. Dan kan het zomaar voorkomen dat je om 16.00 uur naar je lijstje kijkt en alleen maar vinkjes ziet!

 

Bonustip: neem minimaal 3 meditatieve pauzes van 1 minuut

Deze bonustip is mogelijk wat minder voor de hand liggend, maar daardoor niet minder effectief! Ik start mijn werkdag doorgaans (nee, het is nog geen vaste gewoonte!) met een korte aandachtsoefening. Even met aandacht stil zijn en met mijn ogen dicht mijn aandacht naar mijn ademhaling brengen (adem ik hoog of laag?) en mijn waarneming richten op: wat voel ik, wat hoor ik,  op dit moment? Dan nogmaals even kort mijn ademhaling waarnemen. Door dit verspreid over de dag nog (minimaal) twee keer te doen kom ik geheel los van mijn gedachten, ververs ik mijn energie en meer dan eens merk ik dat ook mijn creativiteit daarna toeneemt. Een even eenvoudige als korte oefening (3 minuten per dag in totaal) met als gevolg dat ook mijn productiviteit in en over de dag toeneemt.

 

Hoe zorg jij ervoor dat je dag zo productief mogelijk is?

Ik nodig je uit om in het reactieveld hieronder je ervaringen te delen! Misschien heb jij nog aanvullende tips waar anderen van kunnen profiteren?

Deel, tweet, share dit blog door de social media knoppen aan te klikken als je denkt dat het waarde toevoegt aan jouw netwerk!